| Office文檔可以說是打印機的主要“服務”對象之一，相信多數人都能使用打印機熟練地打印出自己所要的Office文檔來。但是要想打出“精彩”，玩出“花樣”的話，并不是簡單地單擊一下“打印”按鈕就能做到的，我們必須要掌握一些特定的打印技巧，才能提高打印機的“服務”效率，節約打印機的使用成本！
1、追求節約效果
在正式打印一篇包含若干頁面的文檔時，我們常常先要打印一份草稿進行校對；考慮到草稿只是供自己瀏覽的非正式文件，因此我們完全可以借助打印縮略功能，將多張文檔頁面縮小到一張打印紙中進行集中打印，從而在最大限度內將打印紙張節省下來。在啟用打印縮略功能時，可以按如下步驟來操作：
先使用Word應用程序打開目標文檔，然后在編輯界面中依次單擊菜單欄中的“文件”/“打印”命令，在其后彈出的打印設置對話框中，找到“縮放”設置項；
圖1
然后在該設置項的“每頁的版數”處，選擇合適的版數，一般情況下選擇“4版”為宜，然后在“按紙張大小縮放”處，選擇好與打印機進紙槽中所放紙張相同的規格，例如要是打印機使用的A4紙，那我們就可以在圖1界面中選中“A4”規格，并單擊“確定”按鈕，這樣的話打印機就能將目標文檔的四頁內容全部打印在一張紙上，從而有效地將打印紙張節約到底。2、追求自動效果
大家知道，巧妙地借助快捷鍵，能夠有效地提高Word文檔操作效率，遺憾的是Word應用程序中包含了太多的快捷鍵，這對于那些剛接觸Word文檔編輯的“菜鳥”朋友們來說，要想熟練地使用快捷鍵的確有一定的難度。為此，不少朋友用手工輸入的方法，將Word應用程序中包含的所有快捷鍵全部列寫成表單形式并打印出來，以便日后能夠在編輯文檔過程中隨時調用查看。其實，我們根本沒必要用手工方法把快捷鍵列寫出來，只要巧妙地對Word應用程序進行一下設置，就能讓打印機自動將Word應用程序中所包含的快捷鍵以列表的形式打印出來了；下面，就讓我們一起來看看具體的實現步驟吧：
圖2
先將Word應用程序打開，并在其編輯界面中依次單擊菜單欄中的“工具”/“宏”/“宏”命令，在彈出的如圖2所示的對話框中，單擊“宏的位置”處的下拉按鈕，并從下拉列表中選擇“Word命令”，再在“宏名”下拉列表框中選中“ListCommands”選項，之后單擊一下該對話框右側區域的“運行”按鈕；
圖3
隨后Word應用程序將會自動彈出一個標題為“命令列表”的對話框(如圖3所示)，選中其中的“當前菜單和快捷鍵設置”項目，并單擊一下“確定”按鈕，這樣的話Word應用程序就能自動把所有的快捷功能鍵以表格形式列寫出來了，以后我們只要再單擊一下工具欄中的“打印”按鈕，就能讓打印機快速地將快捷鍵列表打印出來了。3、追求拼版效果
與Word文檔一樣，PowerPoint文檔也能打印出拼版效果出來，但它與Word文檔的實現步驟不一樣：
首先打開PowerPoint文檔界面，然后單擊菜單欄中的“文件”項目，從彈出的下拉菜單中單擊“打印”命令，進入到打印參數設置對話框，如圖4所示；
圖4
其次在圖4界面的“打印內容”設置項處，單擊下拉按鈕，并從彈出的下拉列表中選擇“講義”選項；在隨后被自動激活的“講義”設置項處，設置好每張頁面能顯示的幻燈片數目，同時設置好各個幻燈片在紙張上顯示的先后順序；
設置好相關參數后，再單擊一下“預覽”按鈕，就能看到實際的拼版打印效果了；要是預覽效果滿意的話，那只要再單擊一下“打印”按鈕，這樣就能實現拼版打印效果了。4、追求個性效果
也許一張電子表格中包含若干個單元格，但只有部分單元格中的內容是我們需要的，倘若我們只想將與自己有關的單元格內容打印出來時，該怎么實現呢？相信多數人會毫不猶豫地選擇打印整張表格，不過這樣來操作的話容易將其他單元格中的隱私內容泄露出去，同時容易造成打印墨水的浪費現象！那有沒有辦法讓打印機跳過不相關的單元格內容，只打印我們需要的單元格內容呢？答案是肯定的，我們可以按照如下步驟來實現這樣的打印要求：
首先運行Excel應用程序，打開目標電子表格文檔，然后按下鍵盤上的Ctrl鍵，同時用鼠標左鍵依次單擊我們需要的單元格內容，直到將相關的所有單元格全部選中為止；
圖5
接著單擊菜單欄中的“文件”選項，從下拉列表中執行“打印”命令，進入到“打印內容”設置對話框，如圖5所示；在圖5界面的“打印內容”設置項處，將“選定區域”單選項選中，并單擊“確定”按鈕，這樣的話打印機就能只打印選中的單元格內容，而對那些沒有被選中的單元格都會自動忽略的。5、追求智能效果
在設計電子表格時，不少人往往會使用彩色的背景，或者使用色彩多樣的框架，或者使用各種效果的文字來重點突出電子表格中的某些區域或某些文字內容；不過要是將這種五彩斑斕的電子表格打印出來時，可能會讓人看了有一種眼花繚亂的感覺，而且在用彩色打印機來打印的話，還十分容易造成彩色墨水被極度浪費的現象。那如何才能保證五彩斑斕的電子表格被清晰打印出來，而且又能不浪費彩色墨水呢？其實，我們完全可以對電子表格的打印參數進行一下合適的設置，讓打印機驅動程序智能地將表格中的彩色處理成黑白兩色，如此一來就能保證打印出來的效果黑白分明了，下面就是該方法的具體實現步驟：
首先運行Excel應用程序，打開目標電子表格文檔，然后依次單擊菜單欄中的“文件”/“頁面設置”命令，打開頁面設置對話框，如圖6所示；
單擊該對話框中的“工作表”標簽，并在對應標簽頁面的“打印”設置項處，將“單色打印”項目選中，同時單擊一下“確定”按鈕，這樣的話打印機日后再打印彩色電子表格時，就會智能地將其中的彩色處理成黑白兩色，從而能夠有效地保證打印效果。 |
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