| 曾經倚靠“高科技”、“密集型”兩大優勢領跑于其他行業的IT制造業，如今也面臨著信息安全和成本控制的課題。對高科技企業來說，任何一點信息的泄露都可能造成企業巨大的損失，而且由于行業原材料和人工成本的攀升，使得IT制造業不得不尋找能夠壓縮成本、管控安全的“良方”，來為企業經營“解壓”。如何在不降低工作效率的同時降低辦公成本？如何保障信息的輸出安全？某國際知名IT制造商也提出了這樣的疑問。
辦公成本難管控，文檔信息易泄露
該IT企業以技術生產為核心，業務覆蓋全球范圍，對日常辦公設備也有著較多的需求。然而IT部門在日常管理的過程中卻發現了越來越多的問題。
“首先，紙張浪費的情況非常嚴重，不必要的輸出太多，而且設備沒有進行統一管控，哪個人用了哪臺設備，使用情況怎樣，我們根本無法控制，導致辦公成本長期居高不下。”該企業IT負責人表示，“另外，由于會有多個部門共用一臺設備的情況，所以每到部門費用結算時都無法將成本精確到部門。”
同時，打印輸出的安全也存在很大隱患。“我們有一些打印設備放置在離座位較遠的區域，而辦公室打印任務較多，有時剛剛確認打印的文件，待走到復合機跟前，輸出的文檔已經被其他人誤拿，或者由于工作太忙，忘記取走自己打印的文件，這些情況都使文檔安全受到威脅。”
該負責人還表示，“由于以往是根據部門的需求來臨時采購辦公設備，所以使用的品牌比較繁多，日常故障管理給IT部門造成了很大的工作量，而且影響到了制定戰略性IT管理方案的核心業務，這讓我們承擔了巨大的壓力。”
合理配置設備，導入IC卡認證系統
面對這些課題，IT部門對辦公設備開展了改善計劃，以“不能使工作效率下降”為前提，探討多個辦公設備供應商的提案，最終選擇了柯尼卡美能達的辦公解決方案。
首先，柯尼卡美能達對辦公區域和格局進行了分析，將輸出設備減少到約400臺設備，并且根據不同的打印量配置不同型號的復合機產品，從每分鐘20張到50張，從彩色到黑白，將品牌進行了統一規劃。這樣既方便IT部門進行日常管理和維護，相同操作界面也便于辦公室職員輕松上手。
在布局了硬件設備后，接下來就是導入方案的核心——IC卡認證系統。由于IC卡認證打印與員工信息一一對應，可以實現只有本人才能拿到自己輸出的文件的功能，首先保證了輸出信息的安全。“而且工作證(IC卡)每個人都有，無需增加我們的額外工作量和成本就能夠引進和使用，這點非常好。”為了加強成本管理，再配合統計分析軟件PageScope Account Manager，可以精確掌握每個員工在每臺設備上的輸出情況，不僅對部門運作成本有了清晰的了解，而且還能實時掌握設備運行情況的數據，實現成本精算和安全輸出雙管齊下。
降成本促安全 提高辦公管理水平
方案導入后，客戶很快就給予了積極的評價：“這種認證打印方式，間接限制了員工的打印量，減少了紙張浪費的情況。如果有的文件已經下達打印指令又不想輸出，可以在操作面板上取消打印，系統也會將長時間未打印的文件自動刪除，這樣紙張輸出量自然減少，員工的節約意識也相應提高。”IT負責人還興奮地表示，“經過統計，辦公成本比以往下降了30%，而且具體費用還可以精確核算到部門，這超出了我們當初對成本管控的預期，效果非常好。”
不僅如此，輸出紙張安全的問題也迎刃而解，“因為采用了IC卡認證，每個人都只能先刷卡，再輸出個人打印的文件，所以，以往的輸出文件隨意放置和錯取的現象已經沒有了。可見柯尼卡美能達的解決方案，可以將辦公安全性提升到很高的水平。IT負責人還評價：“感覺柯尼卡美能達的辦公解決方案很完善。”
另外，客戶還表示，“柯尼卡的美能達的辦公設備性能比較穩定，售后服務也非常到位。產品體驗很智能，而且方便易用，員工也很快適應了這種先進的工作方式，同時也提高了我們的辦公效率和管理水平，公司管理部門對此非常滿意。未來可能還會計劃進一步實現其他功能的拓展。” |
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