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精明的老板了，首先要會用人，有些人不善有人 提高工作效率的方法，可以實施5S管理運用到工作中去。

一、影響工作效率的8種通病及其對策
每個辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機無法正常工作、文件雜亂無章或是丟失、辦公室里人來人往使人根本無法高效工作——這并不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動地適應這些毛病而不是對它們加以改進。
檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的8種通病，然后加以改進。
1、過時的技術設備
過時的計算機、打印機、軟件和其他技術設備將會降低工作效率。例如，一名用性能低下的個人電腦的圖形設計人員每次打開或保存一幅圖像時都要等待20-30秒鐘；用低速撥號上網(wǎng)的員工也面臨同樣的問題，網(wǎng)頁可能打不開，甚至會造成電腦死機。
怎樣判斷技術設備是否過時呢？一條通用的準則就是，如果你的計算機不能運行一套關鍵軟件的最新版本，那么就需要進行升級了。你在新設備上的投資將很快會在提高的工作效率中收回來。
2、工作空間安排不合理
花上幾天時間觀察公司的工作方式，找出由于工作空間安排不合理造成的效率低下問題。例如，由于桌面不夠大，每次要打開文件都要跑到別的房間去；由于電腦離電話太遠，每次電話會議結束后你都要重新輸入會議記錄。
要解決這些問題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書本從桌面上移開或是多拉一根電話線這樣簡單。
3、效率低下的文件管理制度
文件管理的雜亂無章會造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時間浪費。
要解決這一問題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件。看看是否需要增加文件柜，使所有的員工都能夠容易地將文件最類，以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲藏室去，使員工更容易找到常用的文件。
4、未加管制的信息流
由于電子郵件和移動電話等通訊技術的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場信息、垃圾郵件和私人聯(lián)絡。這些外來因素會分散員工的注意力，降低工作效率。
減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過濾工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開。在辦公室時關掉移動電話。只將電子郵件地址或是移動電話號碼告訴相關的人。
5、組織拙劣的會議
召開不必要、沒有重點的會議將會降低工作效率，打擊員工的士氣。經(jīng)常會發(fā)生這樣的情形：員工們被如集起來開會討論某個主題，結果會期拖得過長，決定未能作出，或者是偏離了會議要解決的問題。
開會之前要看看這一問題能否通過打電話或是其他方式解決。如果確實需要開會，要限制時間，用議事日程使會議不要跑題。指定會議主持人，其責任是在有跑題跡象時采取行動，使會議回到正軌。
6、低于標準的研究資源
依靠不可靠或是過時的雜志、網(wǎng)站、白皮書或是其他資源將會使你付出更多的勞動。
只訂閱那些員工真正會去看的出版物，鼓勵員工使用更有價值的搜索工具。也就是說不訂那些沒人看的報紙和雜志，向員工提供高質量的網(wǎng)上信息資料。另外，尋找從打印出來的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫的轉變。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進行工作，看看能不能找到光盤版——這樣搜索起來就非常方便快捷。
7、干擾
許多小公司的辦公室不夠寬敞，同事的大聲說話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開關門的聲音都會降低整個辦公室的工作效率。
重視工作場所的噪聲污染問題并采取措施。將電話鈴聲調小，關掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓門。用屏風、植物等在開放的辦公地點中營造私人空間，減少視覺干擾。
8、混亂
許多成功的主管的桌面都有一個非常突出的特點——沒有雜物，非常整齊。混亂會造成干擾，降低工作效率。
環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個放在過道上的盒子，或是辦公桌上一臺已經(jīng)損壞了的設備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。

二、快速治理辦公室混亂局面的5種方法

書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計算機電纜經(jīng)常絆倒人……
如果你的公司的辦公室是這個樣子，那么，你就得改善 一下辦公室的管理了。采取以下5個步驟，營造出高效率的辦公環(huán)境。

1、將不常用的東西轉移到其他的地方
隨便看看你就會發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。過期的文件、不用的信箋、從來不開的臺燈……不一而足。在伸手可及的范圍內只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。
2、將過期的文件加以清理存放
沒有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文件柜“瘦身”——對過期文件加以清理存放。如果一個文件你在過去12個月里都沒有找來看過，那么它就在此列。這項工作耗時不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時間又騰出了空間。

3、注意你的電腦顯示器
在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時，要釋放更多的空間是比較困難的。一個選擇是使用顯示器架，可以將文件和其他東西放到它下面；另一選擇是選用LCD顯示器，它只占用的空間只有CRT顯示器的三分之一。
4、充分利用辦公空間
如果辦公場所狹小，就要想辦公充分利用每一寸空間。可以將架子安到墻上，桌子下面可以用來放文件或電腦主機。如果桌上要擺傳真機、復印機和打印機等多種辦公設備，可以考慮購買一臺多功能一體機。
5、扔掉舊的閱讀材料
你可能保存著不少不再需要的過期的出版物，那么請在清理辦公室雜物時將它們扔掉。如果擔心會丟掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一下目錄，將真正需要的文章剪下來。不要用太多的空間來存放出版物，這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。


三、利用科技改善工作流程

從自動化表格處理到即時訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更聰明地進行工作。
以下5種方法可以使公司的運作更為流暢：
1、管理職能自動化
許多公司將原來靠人工完成的管理職能——如給員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網(wǎng)絡來完成。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理和發(fā)布信息所用的時間，使員工可以將時間用在更為重要的公司事務上。另外，信息流的自動化還能減少人工操作所造成的不可避免的錯誤。
2、改進公司范圍內的信息共享
電腦網(wǎng)絡可以用來向員工發(fā)布新聞和信息，這比傳統(tǒng)的打印通知和開會更為快捷也更為經(jīng)濟。通過這種方法，公司可以對市場變化作出快捷的反應，員工也能快速地適應公司的政策和節(jié)支措施。公司還可以創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負擔。
3、共享信息資源
將日程安排、合同經(jīng)理和信息數(shù)據(jù)庫通過公司內部網(wǎng)絡或英特網(wǎng)進行共享，可以使員工更快更高效地獲取信息。例如，利用在線日程安排，項目經(jīng)理可以很快看到團隊中每位成員的時間表，找到合適的開會時間，然后利用在線日程安排程序將開會通知發(fā)給每位與會者。而在過去，他就得與每位成員協(xié)商，找到合適的時間后再逐個通知。
通過將合同經(jīng)理和客戶數(shù)據(jù)庫進行共享，公司可以為客戶提供更高標準的服務。公司的任何員工都可以了解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和聯(lián)系方式，使他們能夠立即滿足客戶的需求。
4、快速、便宜的溝通交流
即時訊息工具使員工能夠通過英特網(wǎng)彼此進行實時溝通，不受地域限制，而不會帶來高額的費用。過去，不同部門之間要進行協(xié)作，就得騰出專門的時間、打長途電話或是召開電話會議。

5、實時在線協(xié)作
駐外工作人員也能夠來到網(wǎng)上會議室，編輯文件或是進行演示。例如，利用微軟公司“bCentral”提供的“共享觀點團隊服務”（SharePoint Team Services），員工可以在一個安全的網(wǎng)絡會議室里對相同的文件進行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會。這樣做不僅能夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。


四、10種良好的工作習慣
一天的工作什么時候才算完成？對于許多小公司來說，答案是“永遠沒完”。
甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私 人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學會在工作時保持高效，從而得以在合理的時間離開辦公桌。如果做不到這點，就會精力不濟、創(chuàng)造力低下，最終危及健康。
用以下10種方法，你可以認清每天必須完成的工作并找到完成任務的策略。
1、每天都以計劃開始
在核對電子郵件或語音郵件之前，每個工作日的頭15分鐘用于寫下任務清單。寫出清單后，你就會清楚地知道，哪些工作是今天必須完成的，哪些工作是今后幾天內在完成的，哪些是長遠的目標。這樣你就會精確地找到需要優(yōu)先處理的問題，從而避免被那些不重要的事情分散精力。這樣，即使你決定在某個合適的時候停止工作，工作進度也在你的掌握之中，不會受到影響。
2、分派任務
在寫出了任務清單后，認真考慮一下，哪些任務是可以分派給團隊中的別的成員的。每天早早就找出了這些任務，就會使團隊成員能夠盡早開展工作，從而加快完成任務的速度。和你一樣，同事也希望對每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個小時才把任務分派給同事，同事會不高興的，因為你有可能打亂了他們的計劃。
3、控制干擾
不要讓料想不到的電子郵件、電話和會議打亂你的工作計劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個小時而不是每隔10分鐘查看一次電子郵件；將電話轉為語音郵件，只回復那些確有急事的電話；要求將會議安排在你方便的時候召開。
4、早工作早離開
加班加點工作到很晚可能會引發(fā)惡性循環(huán)——工作到很晚通常會使你起得晚，然后又導致你要工作到很晚，如此循環(huán)。在一個星期內強迫自己早點開始工作，早一點離開。開始這樣做很困難，但你會很快發(fā)現(xiàn)，早點開始工作能夠使你每天有做計劃的時間，從而提高了你的工作效率。
5、不要在工作時間干私事
一些員工放任自己，在工作時間為私人事務分心。在工作時完全不考慮私人事務是不現(xiàn)實的，因此要對付帳單、寫感謝卡和其他影響工作效率的事情進行統(tǒng)籌安排。這些小事情會影響你的工作，如果你將很多時間用于與工作無關的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。
6、下班一小時前才將電話鈴聲調響
在一天的正常工作結束后，將打進來的電話轉到你的語音郵件系統(tǒng)中。這樣做既可以保證你在正常工作時能夠專心致志處理緊急事務，又能夠使你不用工作到很晚的時間。
7、依靠和信賴電子郵件
許多日常的交流通過電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。當然，也有一些公司必須直接與人交談才能有效運作。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務。
8、檢查你的技術設備
“磨刀不誤砍柴工”，對電腦和辦公設備進行升級可以使你更為有效地工作，使你可以按時回家。例如，一臺性能強大的電腦可以使你更快地進行網(wǎng)頁搜索或是同時運行多個應用程序。
9、利用自動化手段
充分利用辦公自動化設備和應用程來完成工作任務，這樣會減少手工操作，使你獲得更多的時間。
10、今日事，今日畢
許多員工由于白天完成不了任務，養(yǎng)成了熬夜的習慣。熬夜會使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，員工要想方設法提高工作效率，做到“今日事，今日畢”。